¿Sientes que el tiempo no te rinde? ¿Haces un montón de actividades, pero no logras completarlas con éxito? ¿Te distraes fácilmente? Si respondiste sí a la mayoría de las preguntas es probable que necesites aprender algunas técnicas para administrar el tiempo y ser más productivo.

“Dejarse el alma para cumplir mil tareas por cualquier motivo es un mal sustituto de hacer una sola tarea que tenga algún significado”. Esta frase de Gary Keller ilustra el principal error que solemos cometer al tratar de hacer varias actividades al mismo tiempo.

Investigadores de la Universidad de Michigan comprobaron el año pasado, a través de cuatro experimentos, que cuando una persona intenta hacer varias tareas simultáneamente (multitasking) la eficiencia y la concentración se ven directamente afectadas.

Otro estudio de la Universidad de Stanford también reveló que el multitasking puede dañar el cerebro, un órgano que no está diseñado para hacer varias cosas a la vez. Para su correcto funcionamiento, el cerebro necesita concentrarse en una actividad y luego en otra.

¿Por qué es importante administrar el tiempo?

Aprender a administrar el tiempo es crucial para lograr el nivel de productividad que tanto aspiramos. La palabra clave es la organización.

Si trabajamos desordenadamente y no dedicamos algunos minutos a identificar cuáles son las tareas y las prioridades, difícilmente seremos eficientes.

Antes de comenzar cualquier actividad es conveniente trazar una “hoja de ruta” que nos ayude a concentrar todo nuestro esfuerzo para lograrla.

Pero, ¿cómo administrar el tiempo y ser más productivos? Sigue leyendo y conocerás dos técnicas muy útiles.

Técnicas efectivas para administrar el tiempo

Técnica Pomodoro

Desarrollada por Francisco Cerello, la técnica Pomodoro es un método que te ayudará a optimizar el tiempo cuando dedicas tu atención a una tarea específica. La idea es que te concentres durante 25 minutos en una sola labor y luego tomes un breve descanso.

Una vez seleccionada la actividad, programa un cronómetro por 25 minutos. Durante ese tiempo trabajarás de forma concentrada en la tarea. Al detenerse el cronómetro tomarás un descanso de cinco minutos.

Este proceso lo realizarás durante cuatro ciclos (pomodoros) y luego harás un descanso de 20 a 30 minutos.

Time blocking

Esta técnica consiste en organizar las tareas en bloques de tiempo. Gary Keller propone dedicarse una vez a la semana a la programación de las actividades y calcular el tiempo estimado que le dedicarás a cada una de ellas.

Lo primero que debes hacer es definir las asignaciones que completarás cada semana. Puedes usar una agenda o un calendario para anotar las actividades y el tiempo que requerirás. Es importante que tomes en cuenta las posibles interrupciones para poder hacer los ajustes necesarios.

Luego de programar los bloques, elige un lugar para trabajar de manera concentrada. Evita las distracciones o interrupciones y, si es posible, apaga el teléfono móvil o ponlo en silencio.

Puede que un principio cumplir las tareas planificadas se torne un poco difícil, pero con constancia y dedicación administrar el tiempo se convertirá en un hábito y podrás alcanzar tu objetivo central: ser eficaz y productivo.